Nos Missions
SoWay vous propose une approche ciblée pour prendre les bonnes décisions dans votre entreprise :
structure de coûts allégée, dématérialisation de vos documents, efficacité commerciale, …
Une offre business unique sur le marché
Réduction et optimisation des coûts de fonctionnement
ETUDE DE CAS N°1
Le Challenge du client
Diminuer ses coûts, anticiper la loi de Finance 2020 sur la dématérialisation des factures et améliorer son impact.
Solutions amenées par SoWay
Effectivement, La loi prévoit la généralisation de la facturation électronique interentreprises au plus tôt à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard à compter du 1er janvier 2025 et ce pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
La société imprime 500 factures par mois environ et compte 231 salariés. La solution de dématérialisation, mise en place, permet une économie annuelle de 20 700 €. La société envisage maintenant de déployer notre solution pour les documents entrants (Factures fournisseurs, Note de Frais …)
De plus, elle offre les avantages suivants : être en conformité avec l’obligation à venir, réduire significativement l’impact environnemental et donner une image dynamique de l’entreprise vis-à-vis de son personnel actuel et de ses clients.
ETUDE DE CAS N°2
Le Challenge du client
Prioriser les activités de sa comptable sur des tâches à valeurs ajoutées en automatisant l’enregistrement des factures fournisseurs
Solutions amenées par SoWay
La dématérialisation des factures permet d’automatiser les tâches chronophages liées aux traitements de celles-ci (capture, intégration, classement, workflow et saisie comptable). Cette dématérialisation automatique permet de recentrer le temps de la comptable sur d’autres tâches qui sont à plus forte valeur ajoutée et de rassembler l’ensemble des informations dans une base documentaire unique.
Après des entretiens avec les deux comptables, nous avons estimé les volumes de factures et proposé l’abonnement adéquat pour la mise en place de notre solution ISI WORK.
La dématérialisation permet, en quelques clics, une visibilité instantanée de la situation vis-à-vis des fournisseurs.
La comptable ne perd plus de temps à saisir et classer les factures. Lors de la numérisation du document, la reconnaissance de caractères permet d’indexer et classer la facture automatiquement. Grâce à la dématérialisation, les données communes des documents sont reconnues et permettent de créer un dossier qui les regroupe (Devis / Bon de commande et facture).
Nous avons simplifié le circuit de validation car plus besoin de distribuer physiquement les factures à valider. Une fois que la facture a été numérisée, elle est distribuée électroniquement et le valideur est informé par un simple mail des documents soumis à validation. Il n’y a plus de perte de documents et le temps de validation est raccourci. Validation faite, les données de la facture s’exportent automatiquement dans le logiciel comptable.
ETUDE DE CAS N°3
Le Challenge du client
Optimiser ses achats informatiques
en PC et imprimantes
Solutions amenées par SoWay
Après avoir étudié le parc actuel et les attentes du client au niveau PC et impression, nous avons lancé une consultation auprès des trois principaux constructeurs informatiques de PC et de deux distributeurs nationaux. Nous avons obtenu des prix légèrement inférieurs de l’ordre de 3.5% sur des PC plus performants et une économie de 9.8 % sur les coûts d’impressions informatiques.
Ces conditions ont été négociées auprès d’un distributeur national dont la réactivité et le professionnalisme de ces réponses ont conforté le client de l’avantage de la proximité par rapport à un fabricant.
ETUDE DE CAS N°4
Le Challenge du client
Réduire ses coûts de locations de sa flotte de 15 véhicules et homogénéiser son parc informatique.
Solutions amenées par SoWay
Après une étude des contrats de location de voitures, il nous est apparu qu’il fallait faire jouer la concurrence, à chaque renouvèlement de véhicule, en introduisant un deuxième fournisseur. Nous avons rationnalisé l’offre des voitures en fonction des catégories du personnel. Parallèlement, nous avons recherché un concessionnaire multi-marques capable de travailler avec les deux loueurs avec lequel nous négocié une remise par marque.
Cet accord a permis de réaliser une économie moyenne de l’ordre de 8 % sur l’ensemble du parc et d’apporter de la souplesse au quotidien.
Pour le parc informatique, nous avons travaillé en deux étapes, les impressions et les PC. Pour les impressions, la mise en place d’un agent a permis d’avoir une vue complète et précise des impressions afin de rationaliser les imprimantes et d’optimiser l’utilisation de chacune. Pour les PC, nous avons défini trois configurations standards pour l’ensemble du personnel, négociés avec un constructeur avec l’aide d’un distributeur spécialisé.
Le gain financier n’a été que de 5 % mais chaque collaborateur a pu bénéficier d’un matériel de gamme supérieure, ce qui a été beaucoup apprécié.
ETUDE DE CAS N°5
Le Challenge du client
Réduction de ses coûts d’Impression avec un volume de 5 Millions de pages par an.
Solutions amenées par SoWay
A partir d’un agent installé sur le serveur d’impression du client, nous avons pu identifier rapidement les imprimantes et copieurs qui représentaient les coûts les plus importants, soit à cause du volume de pages imprimées, soit à cause de l’importance des pages couleurs imprimées.
Nous avons lancé une consultation auprès des différents constructeurs de copieurs et d’imprimantes pour déterminer le meilleur matériel. Nous avons réussi à maintenir la marque en place, ce qui présentait l’avantage de ne pas avoir de perturbations au niveau des utilisateurs et de ne pas avoir de coûts indirects liés au changement.
Nous avons uniformisé la date de fin de tous les contrats de maintenance pour faciliter les prochaines consultations, préconisé l’implémentation d’un logiciel de supervision des éditions et réalisé la première année une réduction de 15% des impressions et de 5% supplémentaires la deuxième année.
Nous avons accompagné le client avec trois Copil la première année, deux les deux années suivantes et un seul maintenant.
ETUDE DE CAS N°6
Le Challenge du client
Rationnaliser son parc de copieurs déployés sur plusieurs sites géographiques.
Solutions amenées par SoWay
Après une étude des contrats de location des différents copieurs, nous nous sommes fixés les objectifs suivants :
- Un co terminus (une seule date de fin de contrats) pour tous les matériels afin de préparer le prochain renouvèlement des copieurs. Les dates de fins contrats étaient différentes en fonction des sites.
- Une réduction des loyers trimestriels
- Une réduction des coûts pages actuels en noir et couleur
Après négociation avec le prestataire en place, nous avons obtenu un co terminus pour l’ensemble du parc de copieurs, soit en prolongeant le matériel en place, soit en louant sur une période plus courte les nouveaux copieurs.
Les gains pour le client ont été de 6,5 % pour les loyers trimestriels et de 17.2 % pour les coûts copies.
Accompagnement Direction Commerciale
ETUDE DE CAS N°1
Le Challenge du client
Suite au rachat d’une entreprise concurrente, réunir les deux Forces de Vente afin que 1+1=3
Solutions amenées par SoWay
Après un audit des commerciaux des deux Forces de Ventes, nous avons organisé rapidement un séminaire de deux jours pour que les personnes se connaissent mieux. Nous avons répondu à toutes leurs questions, présenté la stratégie de l’entreprise, le nouvel organigramme et l’organisation commerciale basée sur leur complémentarité.
Nous avons expliqué les nouveaux secteurs commerciaux équilibrés prenant en compte l’ancienneté, l’expérience et la clientèle de chacun. Nous avons harmonisé les modes de rémunération afin d’enlever toute frustration entre eux et mis en place des challenges individuels et par équipe afin de créer une cohésion d’entreprise.
Nous avons mis à la disposition des commerciaux de nouveaux outils de prospection et de suivi de leur activité et avons accompagné le directeur commercial dans la mise en place de ses process et dans l’intégration de ses nouveaux collaborateurs.
Trois mois après, une première réunion générale s’est tenue pour conforter l’esprit d’équipe.
Le chiffre d’affaires a augmenté de 10% la première année et de 15% la seconde.
ETUDE DE CAS N°2
Le Challenge du client
Fusionner deux Forces de Ventes de la filiale française d’un groupe européen en une seule.
Solutions amenées par SoWay
La mission a consisté à analyser le positionnement de cette entreprise sur son marché par rapport à ses concurrents, à rencontrer un panel de clients des deux Forces de Ventes, les deux directeurs commerciaux et chacun des commerciaux afin de déterminer l’organisation commerciale qui permettra d’atteindre les objectifs fixés par le Groupe.
A l’issue de cette étude, nous avons négocié le départ d’un deux directeurs commerciaux dans un climat serein pour éviter toute démotivation de ses collaborateurs, réorganisé les ventes par régions, mixé les équipes afin de profiter au maximum des complémentarités de celles-ci et indexé en partie la rémunération de chacun sur les résultats de l’équipe. Nous avons aussi travaillé sur l’adressage des clients en incitant les membres d’une même équipe à échanger sur leurs informations de leur secteur géographique.
En plus de l’économie de salaire réalisée par la suppression d’un poste de Directeur Commercial, la croissance du chiffre d’affaires, la marge et la relation de proximité avec les clients ont augmenté.
Accompagnement Direction Générale
ETUDE DE CAS N°1
Le Challenge du client
L’actionnaire souhaite se repositionner sur son marché rapidement pour enrayer la baisse de Résultat Net.
Solutions amenées par SoWay
Après une analyse des chiffres sur les trois dernières années, de la concurrence et l’identification des Forces et Faiblesses de l’entreprise, nous avons proposé un plan en quatre étapes.
La première a été d’effacer les relations conflictuelles avec les fournisseurs afin d’en faire de vrais partenaires, capables d’amener du Business à court et moyen terme en réaffirmant et prouvant notre loyauté.
La deuxième a consisté à remettre le client au centre des préoccupations de l’entreprise pour l’ensemble du personnel, de l’accueil téléphonique, à la Direction en passant par les achats, le commerce et la comptabilité afin que tout le monde travaille dans le même sens. Nous avons organisé des rencontres dans toute la France, en partenariat avec les constructeurs, pour nous rapprocher des clients.
La troisième a été la réorganisation des équipes commerciales, la mise en place d’outils et de nouveaux reportings hebdomadaires pour la Direction Générale afin de pouvoir suivre l’atteinte des objectifs fixés.
La quatrième a consisté à réorganiser les services Marketing et Administration des Ventes afin de gagner en réactivité, en efficacité et en rentabilité.
La croissance a été de plus de 20% l’année suivante en Chiffres d’Affaires grâce aux gains de nouveaux marchés et l’entreprise a renoué avec les bénéfices.
ETUDE DE CAS N°2
Le Challenge du client
Création et lancement d’une filiale avec des actionnaires minoritaires sur de nouveaux produits à partir d’une clientèle commune.
Solutions amenées par SoWay
Nous avons participé activement à la constitution de la filiale et surtout veillé à une répartition du capital garantissant les meilleurs synergies entre les actionnaires et préservant les intérêts de chacun.
Simultanément, nous avons finalisé l’étude de marchés sur la nouvelle activité à déployer afin de déterminer les axes de croissance les plus sûrs et les plus rapides en chiffre d’affaires et marge. Nous avons aidé aux négociations avec les nouveaux fournisseurs et à la mise en place de partenariats avec ceux-ci.
Nous avons élaboré avec la Direction Générale et les actionnaires les meilleures offres, le marketing et avons supervisé le recrutement des deux premiers commerciaux dédiés uniquement à cette activité. Parallèlement, nous nous sommes assurés de la collaboration des autres commerciaux de l’actionnaire majoritaire afin qu’ils puissent présenter cette nouvelle offre à leurs clients en mettant en place des challenges.
Une fois l’activité lancée, nous avons mis à la disposition des commerciaux, de nouveaux outils de prospection et de suivi de leur activité et créé, pour la Direction Générale, des reportings journaliers et hebdomadaires. Nous avons organisé des copils mensuels auxquels participaient la Direction Générale et l’ensemble des actionnaires.
Le budget prévisionnel à trois ans a été atteint.